Informativa sulla Privacy

1. Chi siamo e a chi si applica questa Informativa

Veridati Ltda. è un'azienda brasiliana responsabile della piattaforma Veridati, una soluzione di verifica operativa per la gestione di attività, checklist, sedi, team, evidenze e report.

La presente Informativa si applica ai visitatori del sito web, agli utenti della piattaforma, ai rappresentanti dei clienti, ai potenziali clienti, ai fornitori, ai partner e alle altre persone che interagiscono con i canali di Veridati.

2. Ruoli di Veridati nel trattamento dei dati

Veridati può agire come titolare o come responsabile del trattamento dei dati personali, a seconda della finalità del trattamento.

Agiamo come titolare quando definiamo le finalità e i mezzi essenziali del trattamento, ad esempio per i dati di registrazione, l'amministrazione dell'account, la fatturazione, la sicurezza, la prevenzione delle frodi, il supporto, i rapporti commerciali e l'adempimento degli obblighi di legge.

Quando un cliente utilizza la piattaforma per trattare dati personali dei propri collaboratori, fornitori di servizi, operatori o terzi nei propri processi operativi, il cliente agisce normalmente come titolare e Veridati agisce come responsabile del trattamento, trattando i dati secondo le istruzioni documentate del cliente e i termini contrattuali applicabili.

3. Dati personali che possiamo trattare

A seconda di come vengono utilizzati i servizi, possiamo trattare le seguenti categorie di dati:

• Dati anagrafici e di identificazione, come nome, e-mail, telefono, ruolo, azienda e identificativi dell'account.
• Dati di autenticazione e sicurezza, come credenziali protette, registri di sessione, tentativi di accesso, indirizzo IP ove applicabile e informazioni tecniche di sicurezza.
• Dati professionali e organizzativi, come organizzazione, team, ruolo, sedi associate e autorizzazioni.
• Dati operativi inseriti nella piattaforma, come risposte alle attività e alle checklist, commenti, registrazioni di approvazione e rifiuto e cronologia delle esecuzioni.
• Dati di evidenza, comprese le fotografie scattate nell'app, la data, l'ora, la geolocalizzazione e i dati relativi alla distanza dalla sede registrata.
• Dati tecnici del dispositivo e del browser, come sistema operativo, versione del browser, lingua, identificativi tecnici e log applicativi.
• Dati di supporto e di relazione, come i messaggi inviati al supporto, le richieste commerciali e le informazioni fornite nei moduli.
• Dati di fatturazione e abbonamento. I dati completi della carta sono trattati dal fornitore di pagamenti incaricato e non devono essere conservati direttamente da Veridati, salvo le informazioni necessarie alla transazione e alla fatturazione.

4. Dati personali sensibili

Veridati non è stata concepita per richiedere il trattamento ordinario di dati personali sensibili. I clienti non devono inserire dati sensibili nella piattaforma in assenza di una necessità legittima, di una base giuridica adeguata e di controlli proporzionati al rischio.

Se il trattamento di dati sensibili fosse necessario in una specifica attività del cliente, la responsabilità di definire la base giuridica, la finalità e le istruzioni di trattamento spetta al titolare, fatti salvi gli obblighi di Veridati come responsabile del trattamento.

5. Finalità del trattamento

• Creare, autenticare e amministrare account e organizzazioni.
• Rendere disponibili le funzionalità della piattaforma, tra cui attività, checklist, evidenze, report e gestione di sedi e team.
• Registrare gli eventi operativi e mantenere una tracciabilità coerente con la finalità del servizio.
• Fornire supporto tecnico e assistenza commerciale.
• Elaborare i pagamenti e gestire piani, upgrade, downgrade e cancellazioni.
• Proteggere account, infrastruttura e dati da accessi non autorizzati, abusi, frodi e incidenti di sicurezza.
• Adempiere agli obblighi legali e regolamentari e agli ordini validi delle autorità competenti.
• Esercitare o difendere diritti in procedimenti giudiziari, amministrativi o arbitrali.
• Misurare le prestazioni e migliorare il sito web e la piattaforma, nel rispetto delle regole applicabili ai cookie e alle tecnologie analoghe.
• Inviare comunicazioni transazionali e, ove consentito, comunicazioni commerciali, nel rispetto delle preferenze e della normativa applicabile.

6. Basi giuridiche

Il trattamento dei dati personali si fonda sulle ipotesi legali previste dalla Legge n. 13.709/2018 (LGPD), a seconda della finalità e del contesto.

Tra le basi giuridiche utilizzabili figurano l'esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali, l'adempimento di un obbligo legale o regolamentare, l'esercizio regolare di diritti, il legittimo interesse, la tutela del credito ove applicabile e il consenso quando la legge o la natura dell'attività lo richiedano.

Il consenso non è utilizzato come fondamento generico di tutto il trattamento. Quando è la base adeguata, viene richiesto in modo specifico, libero, informato e inequivocabile e può essere revocato ai sensi della LGPD.

7. Geolocalizzazione ed evidenze fotografiche

La piattaforma può registrare la geolocalizzazione e le fotografie come evidenze operative quando il cliente utilizza tali funzionalità.

Le fotografie destinate a evidenza sono scattate direttamente dall'app e possono essere associate a data, ora e coordinate geografiche. La piattaforma può confrontare la posizione registrata con la sede censita per l'unità e mostrare la distanza corrispondente nei report.

La finalità di tale trattamento è consentire la tracciabilità e la verifica operativa. Il cliente, in qualità di titolare della propria attività, deve assicurare che l'uso di tali funzionalità sia adeguato, necessario e trasparente per le persone coinvolte.

8. Condivisione con fornitori e terze parti

Veridati potrà incaricare fornitori specializzati per rendere possibili infrastruttura, hosting, database, archiviazione, invio di e-mail, osservabilità, sicurezza, supporto, elaborazione dei pagamenti e altri servizi ausiliari.

Tali fornitori ricevono solo i dati necessari per la rispettiva finalità e sono soggetti a obblighi contrattuali di riservatezza, sicurezza e protezione dei dati, in base alla natura del servizio.

Veridati non vende dati personali.

9. Archiviazione e localizzazione dei dati

I dati operativi della piattaforma, inclusi i database e i file di evidenza, sono archiviati su infrastruttura situata in Europa, su server di un fornitore di infrastruttura che adotta controlli di sicurezza coerenti con i requisiti tecnici di Veridati.

Poiché Veridati è un’azienda brasiliana e i dati sono archiviati al di fuori del Brasile, tale archiviazione costituisce un trasferimento internazionale di dati, effettuato con le garanzie e i meccanismi previsti dalla LGPD e dalla regolamentazione dell’ANPD.

I servizi ausiliari eventualmente incaricati, come l’elaborazione dei pagamenti, l’invio di e-mail, la protezione dagli abusi, il monitoraggio o il supporto, potranno inoltre comportare il trattamento da parte di terzi e trasferimenti internazionali di dati. In tali casi, Veridati adotterà i meccanismi e le garanzie richiesti dalla LGPD e dalla regolamentazione dell’ANPD, e la presente Informativa sarà aggiornata quando necessario.

10. Conservazione ed eliminazione

I dati sono conservati per il periodo necessario al perseguimento delle finalità descritte nella presente Informativa, all'adempimento degli obblighi legali e contrattuali e all'esercizio regolare di diritti.

Quando un'organizzazione cancella il proprio account, Veridati prevede un periodo di conservazione operativa di 30 giorni per consentire un'eventuale riattivazione e il recupero dei dati, salvo obbligo di legge, ordine valido o altra ipotesi che richieda un termine diverso.

Al termine del periodo applicabile, i dati potranno essere eliminati o anonimizzati, fatte salve le ipotesi legali di conservazione.

I registri di audit e sicurezza possono seguire periodi di conservazione propri, compatibili con la finalità di tracciabilità, sicurezza e conformità.

• Eliminati definitivamente dopo il periodo: sedi, membri del team, checklist, attività, esecuzioni ed evidenze fotografiche.
• Conservati per obbligo fiscale, anche dopo l'eliminazione: registri di fatturazione e di pagamento (importo, data e stato).

11. Sicurezza delle informazioni

Veridati adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei dati e ai rischi connessi, tra cui controlli di accesso, segregazione logica tra organizzazioni, crittografia in transito e a riposo, gestione delle credenziali, 2FA opzionale e procedure di backup e monitoraggio.

Nessun ambiente è assolutamente immune da rischi. Veridati rivede costantemente i propri controlli e potrà aggiornare le misure di sicurezza in base all'evoluzione tecnologica e operativa.

12. Incidenti di sicurezza

In caso di incidente di sicurezza che coinvolga dati personali, Veridati adotterà misure di contenimento, indagine e rimedio adeguate al caso.

Quando la normativa o la regolamentazione applicabile richiedano la comunicazione all'Autorità Nazionale per la Protezione dei Dati (ANPD), agli interessati o ai clienti titolari, Veridati osserverà i criteri e i termini applicabili e collaborerà con i titolari quando agisce come responsabile del trattamento.

13. Diritti degli interessati

Ai sensi della LGPD, l'interessato può, ove applicabile, richiedere:

• la conferma dell'esistenza di un trattamento;
• l'accesso ai dati personali;
• la correzione di dati incompleti, inesatti o non aggiornati;
• l'anonimizzazione, il blocco o l'eliminazione di dati non necessari, eccessivi o trattati in violazione di legge;
• la portabilità, quando regolamentata e applicabile;
• l'eliminazione dei dati trattati con il consenso, fatte salve le ipotesi legali di conservazione;
• informazioni sulla condivisione dei dati;
• informazioni sulla possibilità di negare il consenso e sulle relative conseguenze;
• la revoca del consenso;
• l'opposizione al trattamento, quando ammessa;
• la revisione di decisioni adottate unicamente sulla base di un trattamento automatizzato, ove applicabile.

14. Come esercitare i diritti

Le richieste in materia di privacy possono essere inviate a privacy@veridati.online o dpo@veridati.online.

Veridati potrà richiedere informazioni ragionevoli per confermare l'identità del richiedente ed evitare la divulgazione indebita dei dati.

Le richieste saranno gestite nei termini e alle condizioni previsti dalla normativa applicabile.

15. Minori

La piattaforma è destinata a organizzazioni e utenti professionali. Non è rivolta all'uso autonomo da parte di minori.

Se un cliente utilizza la piattaforma in un contesto che coinvolga dati di minori, spetta al titolare assicurare il rispetto dei requisiti di legge specifici, compreso il superiore interesse del minore e le basi giuridiche applicabili.

16. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito web può utilizzare cookie e tecnologie analoghe per il funzionamento, la sicurezza, le preferenze e, se implementati, analytics o marketing.

L'uso di cookie non essenziali rispetterà le scelte dell'utente e le indicazioni dell'ANPD. Ulteriori dettagli sono disponibili nella Cookie Policy.

17. Modifiche alla presente Informativa

La presente Informativa potrà essere aggiornata per riflettere modifiche alla normativa, ai servizi, ai fornitori o alle pratiche di trattamento.

In caso di modifica sostanziale, Veridati adotterà mezzi ragionevoli di comunicazione e aggiornerà la data di entrata in vigore.

18. Responsabile della protezione dei dati e contatti

Responsabile della protezione dei dati personali (DPO): Irineu R.

E-mail: dpo@veridati.online

Canale privacy: privacy@veridati.online

Indirizzo istituzionale: Av. Alvares de Azevedo, 403, Jundiaí, São Paulo, 13215-150, Brasile.